Як Пласт впроваджує процесний підхід – проміжний звіт 

Вже рік команда центрального офісу Пласту заглиблюється в процесний підхід з метою посилити організаційну спроможність Пласту у втіленні нашої мети. 

Проблема: 

Ключові два напрямки роботи організації – це розвиток дитини та волонтера. Ми втрачаємо близько 50% волонтерів, які проходять навчання для роботи з дітьми в організації, і до 70% дітей на етапі проходження першого етапу програми. В той же час ми маємо постійний попит, що вимірюється чергами як дітей (очікування на вступ може бути від 1 до 3 років) так і волонтерів (очікування на знайомство від 2 до 6 місяців в середньому, в окремих випадках і довше).

Аналізуючи потреби потенційних волонтерів та дітей, ми виявили, що проблеми вкорінені на двох рівнях: застарілість пластової виховної програми, над оновленням якої ми працюємо останні 4 роки та організаційна неспроможність адмініструвати ріст організації та адаптовувати діяльність під потреби бенефіціарів.

З перших годин роботи над процесами ми побачили на практиці, як процесний підхід може допомогти налагодити ефективну систему взаємодії між різними структурними підрозділами організації, оптимізувати процеси які несуть багато втрат для організації (грошових, часових і тд), а також нам відкрилось багато питань на рівні стратегічних та операційних цілей, відповіді на які ми регулярно шукаємо в команді і з наглядовою радою (КПР). І ключове ми вчимось бачити які дії в наших процесах несуть цінність для наших головних “клієнтів”, а які дії заважають і несуть втрати. 

В ході проєкту нам вдалося: 

1. Розробити мапу процесів організації 

• визначили ключові напрями – головні процеси організації, а також вхід і вихід цих процесів (що запускає, і який результат)
• окреслили верхній рівень головних процесів, та індикатори до них
• ідентифікувати понад 300+ процесів
• окреслили управлінський рівень процесів та сервісні. 

Мапа процесів нам вже допомагає в операційному плануванні, в аналізі та оновлені функцій усіх відповідальних в головних процесах організації.

2. Пройти навчання з опису та оптимізації процесів, в рамках якого навчились:

• пріоретизувати процеси, які потребують реальної оптимізації зараз 
• моделювати процеси в нотації “як є”, описали 6 процесів по шляху дитину та комунікаціях Пласту
• аналізувати та шукати ідеї оптимізації процесів
• запускати в тестування оптимізацію процесів 

Ця методика допоможе на регулярній основі в подальшому пріоретизувати та оптимізовувати процеси, в яких організація несе втрати і вирішувати ключові проблеми організації в залученні дітей та волонтерів до Пласту. 

Наші плани:

• Завершити оптимізацію перших процесів, зробити висновки

• Вдосконалювати свої навички у методології опису та оптимізації процесів на рівні центрального офісу (щороку визначати процеси, які потребують оптимізації та працювати над ними)

• Запустити ознайомлення та навчання процесному підходу серед великих осередків Пласту, яким підійде ця методологія 

• Забезпечити регулярне консультування та обмін досвідом команди організації з бізнесом, які впроваджують процесний підхід 

 Ми очікуємо, що процесний підхід допоможе організації:

– побачити неузгодженість, дублювання або брак процедур, ролей та функцій у виконанні послуг для волонтерів та дітей,

– в розробці політики та процедур моніторингу, а саме побачити на яких етапах наших процесів, хто і що саме моніторить;

– в розробці CRM системи організації, яка дозволить нам маштабувати свої послуги і вчасно реагувати на попит.

А також очікуємо, що оптимізація процесів сприятиме зменшенню навантаження на фандрейзинг – процеси залучення та навчання волонтерів стануть дешевші в обслуговуванні (оптимізація адміністрування тренінгів, ознайомчих заходів), зменшить відсоток втрат при залученні волонтерів та дітей. 

 В цілому ми очікуємо, що впровадження процесного підходу  дозволить нам покращити досвід взаємодії з волонтерами та батьками, ефективніше масштабувати послуги організації та втілити візію організації “Пласт доступний для кожної дитини”.

Дякуємо за підтримку в цьому проєкті команді Агенції MANAGEABL, пані Наталії Заверусі, нашим регулярним благодійникам, ІСАР Єднання. 

Цей проєкт та публікація ГО “Пласт – НСОУ” розроблено за підтримки «Дому громадянського суспільства» ІСАР Єднання, який працює в межах проєкту «Сильне громадянське суспільство України – рушій реформ і демократії» за фінансування Норвегії та Швеції. Зміст публікації є відповідальністю ГО “Пласт – НСОУ” та не є відображенням поглядів урядів Норвегії, Швеції або ІСАР Єднання.